מדיניות פרטיות

מי אחראי על המידע שלך

אופיר נוי (CALMA), עוסק פטור מספר 322975913 ("קאלמה", "אנחנו") היא בעלת המידע ומנהלת מסד הנתונים של הפלטפורמה. המטפלים והמטפלות הפועלים בקאלמה הם בעלי מידע עצמאיים ביחס לרשומה הקלינית שהם מנהלים, והם מחויבים/ות בתנאי הגנת המידע שבתקנון, שאותם הם מאשרים/ות בהצטרפות.

• בעל המידע - המאגר מנוהל על ידי אופיר נוי (CALMA), עוסק פטור מספר 322975913, ישראל. כתובת: רבנו תם, הרצליה.
• כתובת לפניות בנושא פרטיות - privacy@calmapp.co.il - כל בקשה לעיון, תיקון, מחיקה או ייצוא מידע מטופלת דרך כתובת זו. אפשר גם בטלפון: 055-260-8825. מומלץ לא לכלול בפנייה מידע רפואי; נבקש ממך רק את מה שנצטרך. פנייה בנושא פרטיות שהגיעה לכתובת התמיכה (support@calmapp.co.il) תטופל גם היא.
• היקף המדיניות - המדיניות חלה על אתר קאלמה, האפליקציה, אזור המטפלים, מערכות התיאום והתשלום, וכל ערוץ תמיכה רשמי שלנו.

מדיניות זו אינה חלה על אתרים חיצוניים שאליהם אנחנו מקשרים - למשל קופות חולים, קרנות סיוע או מוקדי חירום - ולכל אחד מהם מדיניות פרטיות משלו.

אילו נתונים אנחנו אוספים

אנחנו פועלים לפי כלל אחד: אוספים את המינימום שנדרש כדי לתת את השירות, ולא יותר. אין שדה במערכת שאיננו יודעים להסביר למה הוא קיים.

• מידע מזהה - שם פרטי ושם משפחה, גיל או טווח גילים, מגדר, טלפון, דואר אלקטרוני ואזור גיאוגרפי. מספר זהות נאסף רק כאשר הוא נדרש לבדיקת זכאות לסבסוד מול גוף מממן.
• תשובות השאלון - הסיבה לפנייה, תחומי מיקוד, העדפות לגבי מטפל, זמינות, יישוב מגורים, תקציב ומידע על קופת חולים או זכאות. מדובר במידע בעל רגישות מיוחדת. מידע על מצבך הנפשי והבריאותי נחשב כך, ואנחנו מטפלים בו בזהירות מיוחדת.
• חיפוש שמור כשאין תוצאות - אם לא נמצאו מטפלים ובחרת לשמור את החיפוש, נשמרים: שם (אם נמסר), כתובת המייל שהזנת (חובה), מספר טלפון נייד (לא חובה), תשובות השאלון המלאות, כולל יישוב המגורים, המיקומים שבחרת, ומועדי בדיקה ועדכון. זה לא פותח חשבון. המידע משמש רק כדי לבדוק אם הצטרפו מטפלים מתאימים ולעדכן אותך עליהם. צוות CALMA מקבל מייל על בקשה חדשה עם שם, מזהה וקישור בלבד, בלי תשובות השאלון; התשובות המלאות נגישות רק למנהלים מורשים במערכת. העדכון נשלח במייל, דרך ספק המייל. אם השארת גם טלפון נייד, צוות קאלמה עשוי לשלוח לך ממנו הודעה ידנית קצרה, כללית וללא קישור, על כך שהפרטים נשלחו אליך במייל. הטלפון לא משמש לעדכון אוטומטי ולא לשום מטרה אחרת. הקישור בעדכון אישי ובתוקף ל־72 שעות, ואין בו פרטים מזהים. אפשר לבטל עדכונים בכל עת. החיפוש נשמר כל עוד העדכונים פעילים; אחרי ביטול העדכונים הטלפון נמחק מיד, ושאר פרטי הקשר ותשובות השאלון נמחקים בתוך 30 יום; אחרי סגירה כל פרטי הקשר ותשובות השאלון נמחקים בתוך 30 יום. אם השלמת הרשמה, החיפוש עובר לחשבון ונשמר כמו שאר המידע בחשבון.
• טיוטת שאלון של אורח/ת - מי שממלא/ת את השאלון בלי חשבון: תשובות הבחירה, כולל יישוב המגורים, נשמרות בשרת עד 24 שעות כדי שאפשר יהיה להמשיך מאותה נקודה, ונמחקות בתוך כך. הן לא כוללות פרטי קשר.
• פרטי הזדהות וחשבון מטפל - בפתיחת חשבון מטפל אנחנו אוספים דואר אלקטרוני, טלפון נייד, מספר תעודת זהות וסיסמה. הסיסמה נשמרת כגיבוב (hash) בלבד ואינה נגישה לצוות. מספר תעודת הזהות משמש לאימות זהות ורישיון מול פנקסי משרד הבריאות ולדרישות חשבונאיות, אינו מוצג למטופלים, ונשמר בנפרד ובהרשאות מוגבלות.
• התחברות דרך Google - אם בחרתם להתחבר עם חשבון Google, אנחנו מקבלים מהספק את כתובת הדואר האלקטרוני ומזהה החשבון בלבד - לא את הסיסמה שלכם ולא מידע נוסף מהחשבון. עצם ההתחברות מדווח לספק הזיהוי לפי מדיניות הפרטיות שלו.
• אופן ואזורי קבלת קהל - מטפל/ת מציין/ת אם מקבל/ת אונליין, בקליניקה או בשתי הדרכים, ואת רשימת אזורי הקבלה שבחר/ה. המידע מוצג למטופלים ומשמש לסינון ולהתאמה.
• מידע קליני - סיכומי מפגש, תיעוד קליני, הערות פרטיות של המטפל, סטטוס נוכחות במפגש (התקיים, לא הגיע, בוטל), תדירות מפגשים ומטרות טיפול. המידע נוצר ונשמר עבור המטפל, ומיוצר בסביבה נפרדת מהמערכות התפעוליות של קאלמה.
• סטטוס טיפול ומפגשים ידניים - המטפל/ת יכול/ה לסמן מטופל/ת כ"לא פעיל/ה" (סיום טיפול), ולהוסיף לתיק מפגש שהתקיים מחוץ למערכת: תאריך, שעה, אופן המפגש, סטטוס והערה קצרה. סיום טיפול לא מוחק את התיק, את ההיסטוריה או את ההודעות. הם נשמרים לפי תקופות השמירה של מידע קליני, ואפשר להחזיר את המטופל/ת לרשימת הפעילים. המידע הזה גלוי רק למטפל/ת המטפל/ת, ולא למטופל/ת או לגורם אחר.
• תגיות, הערות מהירות ורישום תשלומים ידני - המטפל/ת יכול/ה להצמיד למטופל/ת תגיות שהוא/היא מגדיר/ה (למשל "זוגי" או "מסגרת ציבורית"), לכתוב הערה מהירה שנשמרת בלשונית ההערות בתיק, ולרשום בתיק תשלומים שקיבל/ה (סכום, תאריך ואמצעי תשלום). קאלמה לא מעבדת את התשלום, לא מחשבת יתרות או חובות ולא מציגה את הרישומים למטופל/ת. המערכת מחשבת מהנתונים הקיימים תדירות מפגשים, זמן מאז המפגש האחרון ואי-הגעות ברצף, ומציגה התראות "דורש תשומת לב". כל אלה גלויים למטפל/ת בלבד, אינם מוצגים למטופל/ת ואינם משמשים את קאלמה לדירוג, לשיווק או לאנליטיקה. אין לכתוב בתגיות אבחנות או מידע קליני.
• ייצוא רשימת מטופלים - המטפל/ת יכול/ה להוריד קובץ CSV עם רשימת המטופלים הפעילים: שם, מספר מפגשים, הפגישה הבאה, תדירות, תגיות ומספר הפגישות שלא שולמו. הקובץ לא כולל סיכומי מפגש, הערות או פרטי קשר. הייצוא מתבצע רק לאחר אישור מפורש, הקובץ נוצר במכשיר של המטפל/ת ולא נשלח לצד שלישי, והאחריות לשמירתו המאובטחת היא של המטפל/ת כבעל/ת המידע.
• קבצי סיכום מפגש - מטפל/ת יכול/ה להעלות קובץ סיכום (PDF, Word או טקסט, עד 10MB) לכל מפגש. הקובץ נשמר בתיק המטופל/ת לצד התיעוד הקליני, נגיש למטפל/ת בלבד ואינו משותף עם המטופל/ת. מחיקת הקובץ מהמפגש מוחקת אותו מהמערכת.
• תוכן תקשורת - הודעות בצ'אט בין מטופל למטפל, בקשות פנייה ותשובות עליהן (כולל המועדים שהוצעו, או הימים והשעות הנוחים כשאף מועד לא התאים), ותיעוד תיאום פגישות וביטולים.
• מידע כספי - מחיר המפגש ומסלול הסבסוד, ותשלומים שהמטפל/ת רושם/ת ידנית (סכום, תאריך ואמצעי תשלום). על מנוי המטפלים נשמרים גם החיובים, הקבלות וההחזרים (סכום, מועד, סטטוס, סוג כרטיס, ארבע ספרות אחרונות ותוקף אם הספק מוסר אותו). קאלמה אינה מפיקה מסמכים על תשלום בין מטופל/ת למטפל/ת, ואינה שומרת מספר כרטיס אשראי מלא. על דמי המנוי מונפקת קבלה או חשבון/קבלה (קאלמה עוסק פטור ואינה מפיקה חשבונית מס).
• מידע טכני - כתובת IP, סוג מכשיר ודפדפן, מזהה התקנה, זמני שימוש, שגיאות ולוגים תפעוליים - הנדרשים לאבטחת המערכת, לזיהוי תקלות ולמניעת שימוש לרעה.
• עדכונים חיים - כשמסך מחובר פתוח, הדפדפן מתחבר ישירות לשירות הזמן-אמת של Supabase (אירופה) כדי לקבל אות כללי "משהו השתנה", למשל שהתקבלה פנייה. האות כולל רק את מזהה החשבון, נושא כללי (פנייה, מפגש, בקשת שינוי מועד, התראה או הודעה בצ'אט, בלי תוכן) ומועד, ונמחק אחרי כשעה. התוכן עצמו נטען מהשרת לפי ההרשאות שלכם. לצורך החיבור נמסר לדפדפן אסימון גישה קצר-מועד, בתוקף עד שעה.
• מכשיר להתראות (push) - אם אישרתם התראות במכשיר, נשמרים כתובת שירות ההתראות של הדפדפן שלכם, שני מפתחות ציבוריים של המכשיר ומועד הרישום האחרון, עד 10 מכשירים לחשבון. ההתראה עצמה מכילה סוג בלבד (למשל "הודעה חדשה מהמטפל/ת"), בלי שם ובלי תוכן ההודעה, כדי שמה שמופיע במסך הנעול לא יחשוף מידע.
• העדפות נגישות - הגדרות שאתם בוחרים בתפריט הנגישות (הגדלת טקסט, ניגודיות, הפחתת אנימציות) נשמרות מקומית במכשיר שלכם.
• מידע מצדדים שלישיים - אישור זכאות מגוף מממן, אימות רישיון והתמחות של מטפל מול פנקסי משרד הבריאות, ואישורי תשלום מספק הסליקה.
• טיפים שמטפלים מציעים - מטפל/ת יכול/ה להציע טיפ מקצועי למאגר הטיפים היומיים. נשמרים תוכן הטיפ, שם המציע/ה, מועד ההגשה והבחירה אם להציג את השם. הטיפ נבדק על ידי צוות קאלמה, מוצג למטפלים אחרים רק לאחר אישור, ושם המציע/ה מוצג רק אם נבחר לכך. אפשר לבקש הסרה של טיפ שפורסם בכל עת.
• פרופיל מטפל/ת ותמונת פרופיל - המטפל/ת עורך/ת בעצמו/ה: שם, תואר, שנות ניסיון, מגדר לתצוגה, תחומי התמחות, סוגי טיפול, שפות, מחיר, משך פגישה, קופות והסדרים, אזורים, אופן קבלה, פרטי הגעה ונהלי ביטול, ותמונת פרופיל שמועלית מהמכשיר. אחרי הפרסום הפרטים מוצגים בפרופיל הציבורי, בחיפוש ובהתאמות, בקהילה ובשיחות עם מטופלים. מהתמונה מוסרים נתוני מיקום ומכשיר (EXIF) לפני השמירה, והסרת התמונה מוחקת אותה מהמערכת. מספר רישיון ותעודות אינם ניתנים לעריכה עצמית ומשתנים רק אחרי אימות מחדש.
• טיוטת הרשמה של מטפל/ת - בזמן ההרשמה, לפני פתיחת החשבון, הפרטים שהוזנו (פרופיל, קליניקה ומחיר) נשמרים זמנית בדפדפן של המטפל/ת בלבד, כדי שאפשר יהיה להמשיך מאותה נקודה. הם לא נשלחים לשרת עד פתיחת החשבון ואישור התקנון, ונמחקים אם ההרשמה לא הושלמה תוך 30 יום.
• קליניקות וכתובות של מטפלים - לכל קליניקה נשמרים עיר או אזור, כתובת (אופציונלית), ותיאור אופציונלי של נגישות ומה שחשוב לדעת על הקליניקה. לכל כתובת המטפל/ת בוחר/ת בנפרד אם היא מוצגת למטופלים תמיד או רק אחרי תיאום פגישה. אזורי הקבלה שמוצגים בחיפוש נגזרים מהערים בלבד. הכתובת המלאה נשלחת למטופל/ת עם אישור התיאום.
• יומן חיצוני של מטפל/ת (קישור מנוי) - מטפל/ת יכול/ה לחבר את היומן החיצוני שלו/ה (למשל Google, Apple או Outlook) באמצעות קישור פרטי. הקישור מציג ביומן את מועדי המפגשים שנקבעו, מ-30 יום אחורה ועד 180 יום קדימה, בכותרת "מפגש קאלמה" ולצידה השם הפרטי של המטופל/ת והאות הראשונה של שם המשפחה, וכתובת הקליניקה במפגש פרונטלי. הקישור אינו כולל טלפון, דואר אלקטרוני, סיבת פנייה או מידע מהתיק הטיפולי, ומפגשים שבוטלו מוסרים ממנו. אצלנו נשמרים הקישור ומועד המשיכה האחרונה שלו. מי שמחזיק בקישור רואה את מועדי המפגשים, ולכן אין לשתף אותו. אפשר ליצור קישור חדש או לנתק בכל עת, והקישור הקודם מפסיק לפעול מיד. היומן החיצוני שבו משתמשים שומר ומעבד את המידע לפי מדיניות הפרטיות שלו. הקישור נמחק עם סגירת חשבון המטפל/ת.
• הסדרים ישירים ומחירים מופחתים - מטפל/ת יכול/ה לדווח על הסדר ישיר אחד או יותר, לפי גוף ומסלול מתוך רשימה שמנהלת CALMA או גוף אחר שמוזן בטקסט חופשי (עד שמונה הסדרים, הסדר אחד לכל גוף), ועל מחיר מופחת לקהלים מסוימים. הסדר ישיר מוצג למטופלים רק אחרי בדיקה של CALMA. כשמטפל/ת מסיר/ה הסדר שאושר, ההסרה נכנסת לתוקף מיד ונרשמת הודעה לצוות: שם הגוף והמסלול בלבד נשמרים בהודעה, ושם המטפל/ת מוצג לצוות באזור הניהול, לאחר התחברות. הדוא"ל לצוות כולל מספר הסרות בלבד, בלי שמות ובלי פרטי הסדר. ההודעה נשמרת עד מחיקת חשבון המטפל/ת ואין לה מחיקה לפי זמן.
• זכאויות שמטופלים מסמנים בשאלון - בשאלון אפשר לסמן זכאויות וקהלים, למשל סטודנטים, מילואים, נפגעי פעולות איבה, מוגבלות או להט״ב, כדי לראות סבסודים ומחירים מופחתים. חלק מהסימונים הם מידע רגיש. הם משמשים רק להתאמת מחיר, לא מועברים למטפל/ת ולא משמשים לשיווק. אפשר לדלג על השאלה.
• מסמכי אימות מקצועי - מסמכי רישוי והכשרה שמועלים בהרשמה, כולל תעודות והכשרות נוספות שהמטפל/ת בחר/ה להעלות, משמשים לבדיקה של צוות CALMA בלבד, לא מוצגים למטופלים ולא משותפים עם צד שלישי. מספר הרישום בפנקס נבדק מול המאגר הרשמי ואינו מוצג למטופלים. המסמכים נשמרים כל עוד החשבון פעיל, ונמחקים 90 יום אחרי סגירתו, אלא אם הדין מחייב שמירה ארוכה יותר.
• בדיקת הפרופיל לפני פרסום - לפני פרסום, צוות CALMA משווה בין הכותרת המקצועית והטקסט שכתב/ה המטפל/ת לבין הרישום והאסמכתאות. אם טענה לרישיון, מומחיות או הסמכה אינה נתמכת, נשלחת למטפל/ת בקשת תיקון. בקשות התיקון ותוצאות הבדיקה נשמרות בתיק המטפל/ת.
• תיעוד אישורים - אישור התקנון ומדיניות הפרטיות, ההצהרה על נכונות הפרטים המקצועיים, ההצהרה על הגישות הטיפוליות, אישור הגיל בתחילת השאלון ואישור הסכמת אדם שלישי נשמרים כל אחד בנפרד, עם מועד האישור וגרסת המסמך שאושרה.
• אמצעי תשלום של מטפלים - בסיום ההרשמה מטפל/ת מזין/ה אמצעי תשלום בעמוד מאובטח של ספק הסליקה, בלי חיוב באותו שלב. אמצעי התשלום נשמר אצל הספק, וקאלמה לא שומרת את מספר הכרטיס המלא, רק ארבע ספרות אחרונות, סוג הכרטיס, תוקף (אם הספק מוסר אותו) ואסימון (token) לחיוב חוזר. החיוב הראשון מתבצע רק אחרי אישור הפרופיל ופרסומו. אם הבקשה לא אושרה, לא מתבצע חיוב, והאסימון נמחק אצלנו ומתבקשת מחיקת אמצעי התשלום אצל הספק.
• תוכן שאתם מפרסמים בקהילה - פוסט או תגובה שמטפל/ת מפרסם/ת בפיד הקהילה, הנושא שנבחר, הקהל שנבחר ("כל הקהילה" או "מטפלים בלבד") ומועד הפרסום.
• דיווחים על תוכן בקהילה - ראו בסעיף "קהילת קאלמה".
• קשרים מקצועיים בין מטפלים - בקהילת המטפלים אפשר לחפש מטפלים מאומתים ולשלוח בקשת התחברות, עם הודעה קצרה אופציונלית (עד 300 תווים). נשמרים מי שלח/ה למי, מועד הבקשה, תוכן ההודעה והסטטוס (ממתינה, אושרה, נדחתה, בוטלה או הוסרה). בחיפוש ובבקשה מוצגים לצד השני רק שם, תואר, עיר ותחומי העיסוק מהפרופיל המקצועי. רשימת הקשרים גלויה רק לשני הצדדים, אינה מוצגת למטופלים, ואינה כוללת מידע על מטופלים. דחייה או הסרה של קשר אינן נשלחות כהודעה לצד השני.
• שנות ניסיון של מטפלים - מטפל/ת מצהיר/ה על מספר שנות הניסיון בטיפול, ורשאי/ת לבחור אם להציג את הנתון בפרופיל הציבורי. גם כשההצגה כבויה הנתון נשמר אצלנו לצורך אימות מקצועי ולשיקולי דירוג בחיפוש, ואינו מוצג למטופלים.
• זהות מקצועית ופרטי רישוי של מטפלים - בהרשמת מטפל נאספים המקצוע המרכזי והפרטים המקצועיים הנגזרים ממנו: מספר רישיון פסיכולוג/ית, מספר רישום בפנקס העובדים הסוציאליים, מספר רישיון רופא/ה, מספר רישוי או רישום בקרימינולוגיה קלינית, סטטוס מקצועי ותחום מומחיות, וכן מוסד הכשרה, שם תוכנית, תואר או תעודה ושנת סיום. הפרטים משמשים לאימות הזהות המקצועית; בפרופיל הציבורי מוצגים רק הפרטים הרלוונטיים למטופלים.
• מספר תעודת זהות של מטפלים - מספר תעודת זהות נאסף רק כאשר הוא נדרש לאימות מול מרשם או מאגר רשמי, בהתאם למקצוע. הוא משמש לאימות בלבד, אינו מוצג בפרופיל הציבורי ואינו נמסר למטופלים.
• מסמכי הכשרה ורישוי שמועלים למערכת - אישור רישיון או רישום מקצועי, תעודת הכשרת פסיכותרפיה, תואר או תעודת הכשרה בטיפול באמצעות אמנויות ומסמכי הכשרה שמועלים לבדיקה ידנית. המסמכים נבדקים על ידי צוות קאלמה, אינם מוצגים למטופלים ונשמרים לצורך תיעוד האימות.
• תוצאות האימות המקצועי - האימות עצמו מבוצע על ידי צוות קאלמה לאחר שליחת ההרשמה, מול המרשם או המאגר הרשמי הרלוונטי למקצוע, ולא על ידי המטפל/ת בזמן מילוי הטופס. קאלמה מתעדת בנפרד שתי רמות אימות - "רישיון או רישום מקצועי אומת" ו"הכשרה מקצועית אומתה" - ואת מצב הבדיקה (ממתין לאימות, אומת, נדרשים פרטים נוספים, נדרשת בדיקה ידנית או אי התאמה בפרטים). תוצאת האימות מוצגת בפרופיל כדי שמטופלים יבינו בדיוק מה נבדק.
• תחומים, גישות ואוכלוסיות שמטפל/ת מוסיף/ה בעצמו/ה - בכל אחת מרשימות הבחירה בהרשמת מטפל (תחומי טיפול, גישות טיפוליות, אוכלוסיות, שפות טיפול וסוגי טיפול) ניתן להוסיף ערך חופשי דרך האפשרות "אחר". הטקסט שהוקלד נשמר כחלק מהפרופיל המקצועי, מוצג למטופלים כמו שאר התגיות ומשמש להתאמה ולסינון. אין להזין בשדות אלה פרטים מזהים או מידע קליני על מטופלים.
• הנחות עצמאיות שמטפל/ת מגדיר/ה - מטפל/ת יכול/ה לציין אוכלוסיות שהוא/היא מציע/ה להן הנחה מיוזמתו/ה (למשל סטודנטים, מילואימניקים, גמלאים או אוכלוסייה שהוסיף/ה בעצמו/ה) ואת אחוז ההנחה לכל אוכלוסייה. הפרטים מוצגים למטופלים לצד המחיר לפגישה ומשמשים להתאמה ולסינון לפי נגישות כספית. קאלמה אינה מאמתת זכאות אישית של מטופל להנחה, והאחריות ליישום ההנחה היא של המטפל/ת.
• מגדר המטפל/ת - בהרשמת מטפל נבחר שדה "מטפל או מטפלת". הנתון מוצג בפרופיל הציבורי, משמש לסינון ולהתאמה לפי העדפת מגדר של מטופלים, ולהתאמת לשון הפנייה בהודעות המערכת.
• העדפות סינון בחיפוש - קופת חולים, מגדר מועדף, אופן טיפול, עיר, ימי קבלה, שעות ביום ושפת טיפול שסימנתם בסינון החיפוש. הסינון נטען מתשובות השאלון ונשמר בחשבון כדי לחסוך מילוי חוזר.
• פניות שותפות של ארגונים - ארגון, עמותה, קרן, רשות, מוסד או גוף מסחרי שממלא/ת את טופס הפנייה הראשונית מוסר/ת שם הארגון, סוג הארגון, שם ותפקיד איש/אשת הקשר, כתובת מייל וטלפון, ובאופן רשות גם אתר הארגון, אזור פעילות, מספר עמותה או חל"צ ותיאור חופשי של הפעילות ושל שיתוף הפעולה המבוקש. המידע נשמר כפנייה ראשונית בסטטוס "פנייה חדשה", משמש ליצירת קשר ולבחינת התאמה בלבד, אינו יוצר חשבון ארגון פעיל ואינו מתפרסם באתר עד להחלטה ואישור. שליחת הטופס מותנית באישור מפורש של מדיניות הפרטיות, ואינה כוללת הסכמה לדיוור שיווקי.
• פניות מוצר - תוכן הערה או הצעה ששלחתם לצוות קאלמה, ולפי בחירתכם גם השם והדואר האלקטרוני שלכם לצורך מענה.
• תמונת פרופיל של מטופל/ת - אם בחרתם להעלות תמונת פרופיל, היא נשמרת בחשבון ומוצגת לכם ולמטפלים שפניתם אליהם בלבד. ההעלאה אינה חובה, אפשר להחליף או להסיר אותה בכל עת מהפרופיל, והיא נמחקת יחד עם מחיקת החשבון. קבצים מוגבלים לתמונות עד 5MB.
• מטפלים מועדפים - רשימת המטפלים שסימנתם בלב נשמרת בחשבון שלכם בלבד, כדי שתוכלו לחזור אליהם. המטפלים אינם יודעים שסומנו, והרשימה אינה משמשת לדירוג מטפלים או לשיווק. הסרת לב מוחקת את הסימון מיד.
• עדכון פרטים ומחיקת חשבון מטופל/ת - מתוך הפרופיל אפשר לעדכן שם, טלפון, דוא״ל ועיר מגורים, ולמחוק את החשבון. מחיקה מתבצעת רק אחרי אישור מפורש, מוחקת את המידע האישי ומבטלת פגישות עתידיות. תיעוד קליני שהמטפל/ת חייב/ת לשמור לפי דין נשמר בנפרד ואינו מקושר יותר לחשבון.
• מה שאינכם חייבים למסור - ניתן להשלים את השאלון ולצפות בהתאמות בעילום שם. פרטי קשר נדרשים רק ברגע שאתם בוחרים לשלוח פנייה למטפל.
• שדות חובה למטפלים - מטפלים: פרטי רישיון וזהות הם חובה, כי בלעדיהם אי אפשר לאמת ולפרסם פרופיל.

הבסיס החוקי לעיבוד המידע

עיבוד המידע נעשה על יסוד הסכמה מדעת שאתם נותנים בעת ההרשמה, וכן על יסוד חובות חוקיות ואינטרסים לגיטימיים מוגדרים. הסכמה למידע רגיש נדרשת ומתועדת בנפרד.

• חוק הגנת הפרטיות, תשמ"א-1981 - המסגרת המרכזית לניהול מסד הנתונים, לזכות העיון, לתיקון ולמסירת מידע לצד שלישי.
• תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), תשע"ז-2017 - אנחנו פועלים בהתאם לתקנות אבטחת מידע.
• חוק זכויות החולה, תשנ"ו-1996 - זכות המטופל למידע רפואי, חובת הסודיות של המטפל וכללי ההסכמה מדעת לטיפול.
• תקנות בריאות העם ודין הרשומה הרפואית - חובות התיעוד ותקופות השמירה של רשומה קלינית.
• חובות דין נוספות - חובות תיעוד ושמירה לפי דיני המס, חובת דיווח לפי חוק העונשין בעניין פגיעה בחסרי ישע, וצווים שיפוטיים.
• GDPR - למשתמשים מהאיחוד האירופי אנו מיישמים גם את הוראות ה-GDPR, לרבות בסיס עיבוד מוגדר, זכות ניידות והעברת מידע על בסיס תניות חוזיות תקניות.
• ביטול הסכמה - ניתן לבטל הסכמה בכל עת. הביטול יחול ממועד הבקשה ואינו פוגע בחוקיות עיבוד שנעשה לפניו או בחובות שמירה שהדין מחייב.

למה אנחנו משתמשים במידע

לכל שימוש במידע יש מטרה מוצהרת אחת או יותר מהרשימה הזו. שימוש למטרה חדשה מחייב הסכמה חדשה.

• התאמה למטפל - התאמת מטפלים לפי סיבת הפנייה, התמחות, שפה, זמינות, אזור ותקציב.
• אימות מטפל/ת ויצירת קשר לצורך אישור - בבדיקת פרופיל מטפל/ת לפני אישורו אנחנו משתמשים בפרטי הקשר שנמסרו בהרשמה - טלפון ודואר אלקטרוני - כדי להשלים פרט חסר, לברר סתירה במסמכים או לאמת פרט בעל פה, לרבות שיחת טלפון או הודעה. השימוש הזה מוגבל להליך האימות בלבד, אינו משמש לשיווק, ותיעוד השיחה מסתכם בעצם קיומה ובתוצאת הבדיקה - בלי הקלטה ובלי תמלול.
• תיאום ויומן - קביעת פגישות, שינוי וביטול, תזכורות, סנכרון יומן ומיקום המרפאה.
• שיחות אונליין - לפגישה מרחוק אנחנו מפיקים ושולחים קישור לשיחה ושומרים את עצם קיום הפגישה ומועדה. קאלמה אינה מקליטה, אינה מאזינה ואינה שומרת את תוכן השיחה, הווידאו או השמע. השיחה מתקיימת בפלטפורמת השיחות שהמטפל/ת עובד/ת איתה, ומדיניות אותה פלטפורמה חלה על השיחה עצמה.
• סבסוד וזכאות - בדיקת מסלולי סבסוד מול קופות חולים, קרנות ועמותות - רק לפי בחירתכם ובהיקף הנדרש לבדיקה.
• תשלומים - CALMA לא גובה תשלום ממטופלים. התשלום על הטיפול מתבצע ישירות מול המטפל/ת, ופרטי התשלום לא עוברים דרכנו. ממטפלים ומטפלות נגבה מנוי חודשי דרך ספק סליקה, החל מאישור הפרופיל ופרסומו. החיוב החודשי מתבצע ביוזמת קאלמה על אמצעי התשלום השמור, עד ביטול המנוי או סיום המסלול.
• תקשורת שירותית - הודעות תפעוליות על בקשות, פגישות, שינויי מדיניות ותמיכה. הודעות שיווקיות נשלחות רק בהסכמה נפרדת וניתנות להסרה בכל הודעה.
• תיק מטופל אצל המטפל/ת - המטפל/ת מנהל/ת בקאלמה תיק טיפול אחד לכל מטופל/ת, זוג או משפחה, גם למטופלים שלא הגיעו דרך קאלמה ונוספו ידנית. על מטופלים כאלה מוזנים רק הפרטים שהמטפל/ת בוחר/ת לרשום, והם לא מקבלים הודעות מקאלמה. בתיק נשמרים: המשתתפים, איש קשר לתיאום ומי שאחראי/ת לתשלום; מפגשים עם סטטוס (התקיים, בוטל בזמן, בוטל באיחור, לא הגיע/ה) ותיעוד חופשי; תשלומים שהמטפל/ת רשם/ה; קבצים; משימות והערות; ומדידות בשאלונים, אם המטפל/ת בחר/ה להשתמש בהם. נשמרת גם היסטוריית שינויים של הפעולות בתיק. גישה לתוכן הקליני ולקבצים יש רק למטפל/ת. למטופל/ת, להורה של קטין/ה ולצוות קאלמה אין גישה אליהם. התיק לא מעובד בכלי AI. סיום טיפול לא מוחק מידע: התיק עובר להיסטוריה ואפשר לפתוח אותו מחדש. המטפל/ת יכול/ה לייצא את התיק בכל שלב. התיק נשמר כל עוד חשבון המטפל/ת פעיל, ולפחות למשך התקופה שהדין מחייב לגבי רשומה רפואית. כשמטפל/ת סוגר/ת חשבון, מתקבל ייצוא מלא של התיקים לפני מחיקתם.
• פרטי קשר שמטפל/ת בוחר/ת להציג - מטפל/ת יכול/ה לבחור בעריכת הפרופיל להציג טלפון, מייל ו/או וואטסאפ, בנוסף לצ׳אט של CALMA, ולבחור לכל ערוץ אם הוא מוצג לכל מי שצופה בפרופיל (ברירת המחדל, כולל מבקרים בלי חשבון) או רק למטופלים שיש איתם תיק פעיל. פרטים שלא סומנו לא מוצגים. פנייה מחוץ ל-CALMA (בטלפון, במייל או בוואטסאפ) אינה עוברת דרכנו, ואיננו שומרים את תוכנה.
• בקשות להצטרפות בשיחה - כשמטפל/ת מבקש/ת להירשם איתנו בטלפון נשמרים שם, טלפון, זמן מועדף, מקור הבקשה, היסטוריית הטיפול בה והערות פנימיות של הצוות. המידע גלוי רק לצוות הניהול המורשה, ומשמש רק לתיאום ההצטרפות.
• בניית פרופיל עם הצוות - מטפל/ת שמבקש/ת לבנות את הפרופיל יחד עם הצוות משאיר/ה מספר טלפון ושעה נוחה. הפרטים משמשים רק לתיאום השיחה. מה שנאמר בשיחה נכנס לפרופיל רק אחרי אישור של המטפל/ת.
• טקסט חופשי בשאלון - מה שנכתב בשאלה "רוצה לספר לנו עוד משהו?" משמש לזיהוי מצוקה ולדירוג ההתאמות, ולא מועבר למטפל/ת. כשקובעים פגישה, הטקסט מועתק לשדה ההערה למטפל/ת כהצעה בלבד. אפשר לערוך או למחוק אותו, ורק מה שמופיע בשדה ברגע השליחה נשלח. כשזוהתה מצוקה חמורה בטקסט, הוא לא מועתק.
• תשובת מטפל לפנייה - כשמטפל/ת דוחה פנייה, נשמרת סיבה כללית מתוך שלוש: מועד לא פנוי, אין מקום למטופלים חדשים, או הפנייה לא בתחום. הסיבה לא מוצגת לפונה. הפונה מקבל/ת תשובה בנוסח רך שמתאים לסיבה, שהמטפל/ת יכול/ה לערוך לפני שליחה. הסיבה משמשת את המטפל/ת לסינון הפניות שלו/ה, וקובעת אם המטפל/ת ימשיך/תמשיך להופיע בהתאמות של הפונה. אין לה שימוש אחר. במועד לא פנוי כן, כשאין מקום יוסתר/תוסתר עד עדכון זמינות, וכשהפנייה לא בתחום לא יוצג/תוצג שוב לאותו פונה.
• פנייה עבור אדם אחר - בשאלון אפשר לציין שהפנייה נעשית עבור ילד/ה או אדם קרוב אחר. במקרה כזה אנחנו אוספים גם את זהות הפונה ואת הקשר שלו/ה למי שמטופל/ת, ומשתמשים במידע כדי לאמת הרשאה ליצור פנייה. המטפל/ת רואה בפנייה שהיא נשלחה על ידי אחר, ואת הקשר (למשל "הורה או אפוטרופוס"), אבל לא את שם השולח/ת. כשמי שמטופל/ת מתחת לגיל 18, מופיע בפנייה שהוא/היא קטין/ה ושנדרשת הסכמת הורה. פנייה עבור קטין מחייבת הסכמת הורה או אפוטרופוס; פנייה עבור אדם בגיר אחר מחייבת את הסכמתו/ה. הפונה מאשר/ת בשאלון, בלחיצה על "המשך" אחרי הודעת ההסכמה, שווידא/ה את הסכמתו/ה לפנייה ולשיתוף הפרטים, ומועד האישור נשמר. אפשר להעביר את ניהול החשבון למטופל/ת עצמו/ה בכל שלב, ואז הרשאות הפונה מבוטלות.
• העדפות התראות - במסך הפרופיל אפשר לקבוע על מה לקבל התראה - פגישות, בקשות והודעות מהמטפל/ת - ובאיזה ערוץ: הודעה בתוך המערכת, דואר אלקטרוני או התראה למכשיר (push). תוכן שיווקי נשלח רק בהסכמה נפרדת. ההעדפות נשמרות בחשבון, מיושמות מיד וניתנות לשינוי בכל עת. גם כשההתראות כבויות נשלחות הודעות תפעוליות קריטיות בלבד, למשל ביטול פגישה בידי המטפל/ת. הודעות וואטסאפ של תזכורות ועדכונים אינן בשימוש.
• בטיחות ומניעת שימוש לרעה - זיהוי התחזות, ניסיונות חדירה, פרופילים מזויפים של מטפלים ושימוש פוגעני בפלטפורמה.
• שיפור המוצר - שיפור המערכת נעשה על מידע מצטבר, מצומצם או אנונימי - לא על תוכן קליני מזוהה.
• עמידה בדין - מילוי חובות חוקיות, ניהול הליכים משפטיים ומענה לדרישות רשות מוסמכת.

עם מי המידע משותף

אנחנו חולקים מידע רק כשיש לכך צורך אמיתי, ורק בהיקף המינימלי הדרוש. ספקים מקבלים רק את המידע הדרוש להם לצורך השירות.

• המטפל שבחרתם - רק לאחר שאתם שולחים פנייה, המטפל/ת רואה את פרטי הקשר שלכם, וגם: סיבת הפנייה, אופן המפגש, שפה, שעות מועדפות, גיל, המחיר שקיבלתם והסיבה לו (למשל "מחיר מופחת לסטודנטים"), וההערה שכתבתם בבקשה. שאר הזכאויות שסימנתם והטקסט החופשי מהשאלון לא מועברים למטפל/ת. עד לשליחת הפנייה ההתאמה אנונימית.
• ספקי תשתית ואירוח - שרתי אירוח, מסדי נתונים, גיבוי וניטור - ספקים מוכרים בעלי תקני אבטחה מוכחים (כגון ISO 27001 ו-SOC 2).
• ספקי אחסון, אירוח ושליחת הודעות - אנחנו משתמשים בספקי אחסון, אירוח ושליחת הודעות. הם מקבלים רק את המידע הדרוש להם.
• Supabase - מסד נתונים, התחברות ואחסון קבצים. המידע נשמר בשרתים באירופה.
• Cloudflare - שירות DNS והגנת תעבורה; ניתוב דואר אלקטרוני נכנס לכתובות התמיכה והפרטיות; בדיקת אנושיות בטפסים פתוחים (Turnstile), שבה נשלחים ל-Cloudflare אסימון הבדיקה וכתובת ה-IP, בטפסי הרשמה, איפוס סיסמה, התחלת הרשמת מטפל/ת, "צרו קשר", בקשת עזרה וחיפוש שמור; ואירוח האפליקציה (Cloudflare Workers). הקוד של האפליקציה רץ ברשת העולמית של Cloudflare, ולא באזור קבוע, והנתונים עצמם נשמרים במסד הנתונים באירופה (Supabase). החיבור למסד הנתונים עובר דרך שירות החיבור של Cloudflare (Hyperdrive). יומני שגיאות של האפליקציה נשמרים אצל Cloudflare.
• Cloudflare Workers AI - שירות בינה מלאכותית לקאלמי ולזיהוי מצוקה בשאלון. מועבר אליו טקסט חופשי בלבד, בלי שם ומזהה, כמפורט בסעיף "בינה מלאכותית והחלטות אוטומטיות". רשת עולמית.
• Have I Been Pwned - בבדיקה אם סיסמה דלפה נשלחים לשירות חמשת התווים הראשונים של תמצית (hash) הסיסמה בלבד. הסיסמה עצמה לא יוצאת מהשרת.
• Resend - שליחת הודעות דוא"ל. ארצות הברית.
• Google - התחברות עם חשבון Google, ותיבת הדוא"ל של התמיכה והפרטיות.
• שירותי התראות של הדפדפן - התראה למכשיר נשלחת דרך שירות ההתראות של יצרן הדפדפן או המכשיר שלכם (לפי המכשיר, למשל Apple, Google, Mozilla או Microsoft). השירות רואה את כתובת המכשיר ואת שעת השליחה, ולא את תוכן ההתראה.
• ניהול קשרים (CRM) - אנחנו משתמשים בשירות HubSpot (אירופה) כמערכת ניהול הקשרים (CRM) שלנו לדיוור ולניהול ההצטרפות, והסנכרון פועל באופן קבוע, עבור מטפלים ומטפלות בלבד. מועבר אליו, רק אחרי שהכתובת אומתה, שם פרטי, כתובת דוא"ל, ושלב ההצטרפות (נרשם / בבדיקה / אושר / לא אושר); ובמי שאישרו קבלת עדכונים, גם תאריך האישור. מטופלים ומטופלות אינם מועברים ל-HubSpot. לא מועבר אליו מידע טיפולי, תשובות שאלון, פרטי פניות או תוכן הודעות. אפשר להסיר את ההסכמה בכל עת בהגדרות: מטפל/ת שהסיר/ה אותה נשאר/ת שם לצורך ניהול ההצטרפות, ולא נשלח אליו/ה דיוור. מחיקת חשבון מוחקת את איש הקשר משם גם כן. בנוסף, מערכת הניהול הפנימית של קאלמה קוראת מ-HubSpot, לקריאה בלבד, נתונים על מטפלים ועל פונים שנרשמו שם (למשל בטופס): שלב בתהליך, מקור ההגעה ופעילות דיוור (תאריכים וכמות של פתיחות והקלקות). איש קשר שתואם חשבון מטופל/ת אינו נמשך. הערות שצוות קאלמה כתב ב-HubSpot מוצגות לצוות בעת פתיחת כרטיס ואינן נשמרות אצלנו, ומה שהצוות כותב בניהול הקשרים של קאלמה אינו נשלח ל-HubSpot.
• ספק סליקה ותשלומים - עיבוד תשלומי המנוי של מטפלים מתבצע אצל ספק סליקה מורשה. כיום הספק הוא SUMIT, והסליקה מתבצעת באמצעות חברת הסליקה Upay שהספק מחובר אליה. קאלמה רשאית להחליף ספק, ובמקרה כזה נעדכן את המדיניות ונודיע מראש, כמפורט בסעיף "שינויים במדיניות". פרטי הכרטיס (מספר, תוקף, קוד אבטחה, וייתכן שגם מספר תעודת הזהות של בעל הכרטיס) נמסרים ישירות לספק בעמוד תשלום מאובטח ואינם עוברים דרך שרתי קאלמה. לספק מועברים סכום החיוב, שם ודוא"ל של המטפל/ת לצורך הנפקת הקבלה, מזהה החשבון הפנימי, מזהה עסקה של קאלמה והאסימון של אמצעי התשלום. מהספק מתקבלים סטטוס העסקה, מזהה העסקה, סוג כרטיס, ארבע ספרות אחרונות ותוקף (אם נמסר). החיוב החודשי מתבצע ביוזמת קאלמה על אמצעי התשלום השמור, ולא בהוראת קבע אצל הספק. בהכחשת עסקה על ידי מנפיק הכרטיס מועבר לספק ולחברת הסליקה, לפי הצורך, מסמך הוכחות: מועד ההסכמה למנוי וגרסאות המסמכים שאושרו, אישור הפרופיל, כניסות לחשבון אחרי החיוב, פניות שהתקבלו, קבלות והודעות שנשלחו. החזרים מבוצעים רק לאמצעי התשלום המקורי דרך הספק. בסגירת חשבון מבוטלת ההרשאה לחיוב חוזר ומתבקשת מחיקת האסימון מהספק.
• ספקי דיוור והודעות - לשליחת דואר אלקטרוני תפעולי מועברים פרטי קשר ומטא-דאטה בלבד, ללא תוכן קליני. לשיפור מסירת ההודעות אנחנו מקבלים מספק הדיוור דיווחים על הודעה שנמסרה, שחזרה או שסומנה כדואר לא רצוי. כתובת שחזרה פעמיים או סומנה כדואר לא רצוי לא תקבל מאיתנו הודעות נוספות; לצורך כך נשמרת תמצית (hash) של הכתובת, שאינה ניתנת לשחזור לכתובת, עד 24 חודשים.
• יעוץ מקצועי - עורכי דין, רואי חשבון ומבקרי אבטחה - בהיקף מינימלי ותוך חובת סודיות.
• גורמי חירום - במקרה של סכנה ממשית ומיידית לחיים - למטפל ולקאלמה עשויה להיות חובה או הצדקה למסור מידע לגורמי הצלה או רווחה, לפי הדין ולפי כללי האתיקה המקצועית.
• רשויות ובתי משפט - מסירת מידע לרשות מוסמכת נעשית רק על פי דין או צו. במקרים שבהם מותר לנו לעשות זאת, נודיע לכם על הדרישה מראש.
• שינוי מבנה עסקי - במיזוג, מכירה או העברת פעילות - המידע יועבר רק לגוף שמתחייב למדיניות פרטיות זהה או מיטיבה, בהודעה מוקדמת ובאפשרות למחוק את החשבון קודם לכן.

קאלמה אינה מעבירה מידע למפרסמים, לרשתות פרסום, למתווכי מידע (data brokers) או לגורמי דירוג אשראי.

העברת מידע מחוץ לישראל

ככל שמידע נשמר או מעובד מחוץ לישראל, ההעברה נעשית רק למדינות או לספקים המבטיחים רמת הגנה נאותה, ועל בסיס משפטי מוגדר.

• מיקום השרתים - המידע שלכם נשמר בשרתים באירופה. חלק מהספקים שלנו (דיוור, אירוח האפליקציה, בינה מלאכותית, הגנת האתר ושירותי ההתראות של הדפדפנים) פועלים גם בארצות הברית או ברשת עולמית. גיבוי לילי של המסד נשמר בישראל. אנחנו מעבירים לספקים רק את הדרוש.
• ספקים בחו"ל - חלק מהספקים שלנו מפעילים שרתים מחוץ לישראל: שירות הדיוור (Resend, ארצות הברית), Cloudflare (אירוח האפליקציה והחיבור למסד הנתונים, הגנת האתר, בדיקת האנושיות ושירות הבינה המלאכותית, ברשת עולמית), שירות ניהול הקשרים (HubSpot, אירופה), שירות מסד הנתונים (Supabase, אירופה) ושירותי ההתראות של יצרני הדפדפנים והמכשירים (מדינות העיבוד לפי המכשיר). המידע שמועבר אליהם מוגבל למה שמפורט בסעיף "עם מי המידע משותף".
• זכות לפרטים - תוכלו לבקש מאיתנו רשימת סוגי הספקים והמדינות שבהם מעובד מידע הנוגע אליכם.

איך אנחנו מגנים על המידע

אנחנו פועלים בהתאם לתקנות אבטחת מידע. אלו הבקרות שאנחנו מפעילים בפועל.

• תקשורת מאובטחת - התקשורת עם השרתים נעשית בחיבור מאובטח.
• הגנה על מידע שמור - המידע נשמר אצל ספקי תשתית מוכרים, בהרשאות מוגבלות.
• בקרת גישה מינימלית - הרשאות לפי תפקיד ולפי עקרון הצורך לדעת, הפרדת תפקידים.
• אימות דו-שלבי - חובה לכל חשבון צוות, יחד עם מדיניות סיסמאות חזקה ונעילת חשבון לאחר ניסיונות כושלים.
• תיעוד ובקרה - גישה של אנשי צוות למידע נרשמת ביומן פעולות.
• גיבוי ושחזור - גיבויים תקופתיים, עם תרגילי שחזור מתוכננים ותוכנית התאוששות מאסון.
• ניהול פגיעויות ועדכונים - סריקות אוטומטיות לתלויות ולתשתית, ומדיניות זמני תיקון מחייבים לפגיעויות קריטיות.
• אבטחה בפיתוח - סקירת קוד, בדיקות אבטחה אוטומטיות בצינור הפיתוח, וללא סודות בקוד.
• הגנת קצה - חומת אש לאפליקציה, הגנה מפני מניעת שירות, הגבלת קצב בקשות וזיהוי בוטים.
• אבטחה פיזית - המידע מאוחסן במרכזי נתונים בעלי בקרת כניסה, ניטור וגיבוי חשמל, בהתאם לתקנים בינלאומיים.

אף מערכת אינה חסינה לחלוטין. אנחנו מתחייבים לפעול לפי הפרקטיקות המחמירות בתחום, לתקן במהירות ולדווח לכם בשקיפות אם יקרה משהו.

סודיות רפואית וחסיון טיפולי

תוכן הטיפול הוא הקו האדום של המערכת. הוא נגיש למטפל שלכם - ולא לאיש מלבדו. אין לצוות קאלמה ממשק לצפייה בתוכן הטיפול. גישה טכנית לתשתית מוגבלת ומותרת רק לצורך תפעול ותיקון תקלות.

• חובת המטפל - כל מטפל בפלטפורמה כפוף לחובת סודיות מקצועית לפי הדין וכללי האתיקה של תחומו, ולהסכם סודיות מול קאלמה.
• הערות פרטיות - הערות שהמטפל מסמן כפרטיות אינן מוצגות למטופל ואינן חלק מהמידע שנשלח לגוף מממן.
• גבולות החסיון - החסיון עשוי להיסדק רק במצבים שהדין קובע: סכנה ממשית לחיים או לשלמות הגוף, חובת דיווח על פגיעה בקטין או בחסר ישע, צו בית משפט או הסכמה מפורשת שלכם.
• הודעה מוקדמת - בכל מקרה שבו החוק מאפשר זאת, תיודעו לפני מסירת מידע ותקבלו הסבר על היקף המסירה.

מה צוות קאלמה רואה על כל משתמש/ת

כדי לתת תמיכה, לטפל בפניות ולוודא שאף אחד לא נתקע בדרך, לצוות הניהול של קאלמה יש מסך "אנשים ולידים", מערכת ניהול קשרים פנימית שמרכזת מידע תפעולי על מטפלים, מטופלים ופונים. המסך לא כולל תוכן טיפולי.

• מה מוצג על מטופל/ת - שם, טלפון, דוא״ל, השלב התפעולי (נרשם/ה, פנייה ממתינה, לפני מפגש ראשון, בטיפול, הטיפול הסתיים), תאריך הצטרפות וכניסה אחרונה, מספר המפגשים שנקבעו והתקיימו, הסכמת הדיוור, ורשימת המיילים שנשלחו אליך (סוג המייל בלבד, למשל "תזכורת למפגש"). שם המטפל/ת שאליו/ה פנית אינו מוצג ליד פרטיך.
• מה מוצג על מטפל/ת - שם, תפקיד, עיר, דוא״ל, טלפון, מסלול המנוי, סטטוס האישור והשלב בתהליך ההצטרפות, סטטוס החיוב (שולם, בניסיון חוזר, מוקפא ומאיזו סיבה, בהכחשה), היסטוריית החיובים וההחזרים, סוג כרטיס, ארבע ספרות אחרונות ותוקף, הסכמת הדיוור, תאריך הצטרפות וכניסה אחרונה, מספר מטופלים פעילים, מפגשים שהתקיימו, פניות פתוחות ורשימת המיילים שנשלחו.
• פונים ולידים - מי שהשאיר/ה פרטים בטופס "חזרו אליי", ב"צרו קשר" או בטופס הפנייה של ארגונים מופיע/ה כליד: שם, טלפון, דוא״ל, מקור הפנייה, נושא שנבחר מרשימה, ומועדי הטיפול. הטקסט החופשי של הפנייה אינו מועתק למערכת הזו; הוא נפתח רק במסך הפניות. פניות מאותו אדם מתמזגות לליד אחד לפי טלפון או דוא״ל. מי שנרשם/ה לקאלמה הופך/ת בשורה אחת מליד לחשבון.
• הערות, משימות ויומן פעולות - אנשי הצוות רושמים הערות קצרות (עד 500 תווים), משימות ואחראי/ת לטיפול, וכל פעולה נרשמת ביומן הכרטיס בתיאור קצר שנוצר במערכת, למשל "נפתח מייל" או "נעשתה שיחה", בלי תוכן השיחה ובלי משך. ההנחיה לצוות היא שלא לכתוב בהערות מידע בריאותי.
• מידע מ-HubSpot - בכרטיס של מטפל/ת או של פונה שנרשם/ה ב-HubSpot מוצג שלב בתהליך, מקור ההגעה ופעילות דיוור, כמפורט בשורה "ניהול קשרים (CRM)" בסעיף "עם מי המידע משותף". מטופלים/ות אינם מופיעים שם.
• הרשמה בסיוע בשיחה - מי שמבקש/ת עזרה בהרשמה יכול/ה להירשם בשיחת טלפון עם איש/אשת צוות. איש/אשת הצוות ממלא/ת בטופס ההרשמה את הפרטים שנמסרים בשיחה, ונרשם ביומן מי מילא ומתי. ההרשמה מסתיימת רק אחרי שהאדם עצמו/ה מאשר/ת את כתובת הדוא"ל בקוד שנשלח אליו/ה, בוחר/ת סיסמה ומאשר/ת בעצמו/ה את התקנון ואת מדיניות הפרטיות. הסכמה לא ניתנת בשמו/ה. עד אז החשבון ממתין ואינו פעיל.
• מה לא מוצג - סיכומי מפגשים, תיעוד קליני, תוכן הודעות, תשובות השאלון, סיבת הפנייה, קבצים ומדדים, ושם המטפל/ת ליד מטופל/ת. תיק שמטפל/ת פתח/ה ידנית למי שלא הגיע/ה דרך קאלמה לא מופיע כלל.
• מי רואה - רק אנשי צוות עם הרשאת ניהול או תמיכה, אחרי כניסה עם אימות דו-שלבי. כל פתיחה של כרטיס, וכל פעולה שנעשית בו, נרשמות ביומן גישה; חיפוש נרשם בלי טקסט החיפוש.
• כניסה אחרונה - נשמר רק תאריך הכניסה האחרונה, לא היסטוריית גלישה ולא מיקום.

תקופות שמירה ומחיקה

אנחנו לא שומרים מידע "ליתר ביטחון". לכל סוג מידע יש תקופת שמירה מוגדרת, ובסופה הוא נמחק או עובר אנונימיזציה בלתי הפיכה.

• רשומה קלינית - נשמרת בידי המטפל לתקופה שהדין מחייב - לפחות שבע שנים מהמפגש האחרון, ובטיפול בקטין לתקופה ממושכת יותר בהתאם לדין.
• תשלומים שנרשמו בתיק - נשמרים כחלק מתיק המטופל/ת, לאותה תקופה.
• שאלון - טיוטת שאלון של אורח/ת נמחקת מהשרת לאחר 24 שעות. תשובות שאלון בחשבון, כולל יישוב המגורים, נמחקות כשעברו 12 חודשים מהעדכון האחרון שלהן ומהפעילות האחרונה שלכם בחשבון, מיד עם מחיקת החשבון, או מיד לפי בקשתכם. פנייה שנשלחה למטפל/ת אינה חלק מהשאלון, והיא נשמרת לפי הקשר עם המטפל/ת.
• הודעות צ'אט - נשמרות לאורך הקשר הטיפולי ולתקופה קצרה לאחריו, ולאחר מכן נמחקות למעט מה שנדרש לתיעוד קליני.
• יומני גישה ואבטחה - נשמרים 24 חודשים לצורכי בקרה וחקירת אירועים, ואז נמחקים. יומני פעולות תשלום נשמרים עם רשומות החיוב.
• חשבון שלא נעשה בו שימוש - חשבון מטופל/ת שלא נעשה בו שימוש 24 חודשים נמחק. 30 יום לפני כן נשלחת הודעה בדוא"ל, וכניסה או פעילות בחשבון מאפסות את הספירה. חשבון מטפל/ת אינו נמחק מסיבה זו: חשבון עם מנוי פעיל נשמר, וחשבון מוקפא נשמר לפי השורות על הקפאה.
• מטפל/ת שביטל/ה מנוי - עד סוף התקופה ששולמה החשבון פעיל. אחר כך הוא מוקפא: הפרופיל והפוסטים מוסתרים מכל משתמש, מטופלים קיימים רואים סטטוס "לא פעיל/ה" והצ׳אט לקריאה בלבד, ולמטפל/ת נשארות קריאה, ייצוא והורדת קבלות. מי שביטל/ה את העסקה בתוך 14 ימים וקיבל/ה החזר מוקפא/ת מיד. המידע נשמר 12 חודשים מתום התקופה ששולמה (בביטול עסקה: מיום ההקפאה); 30 יום לפני תום התקופה נשלחים תזכורת וקובץ ייצוא, ובסופה החשבון, הפרופיל, הפוסטים והתיקים נמחקים מהמערכת. רשומות חיוב וקבלות נשמרות כמפורט בשורה "רשומות חיוב וקבלות". חובת שמירת הרשומה הקלינית לפי דין חלה על המטפל/ת, ולכן הייצוא זמין לאורך כל התקופה. הקפאה בגין חיוב שלא עבר מתוארת בשורה נפרדת.
• חשבון מטפל/ת שהוקפא בגין חיוב שלא עבר - אם חיוב המנוי לא עבר, ננסה לחייב שוב ביום החיוב ובימים 1, 3 ו-7 אחריו, והפרופיל נשאר פעיל עד הניסיון האחרון. אם גם הוא נכשל, הפרופיל והפוסטים יוסרו מהחיפוש, מההתאמות ומהקהילה, ולא יתקבלו פניות חדשות. הצ׳אט והפגישות עם מטופלים קיימים נשארים פתוחים, והמטפל/ת ממשיך/ה לקרוא ולכתוב בתיקים הקיימים ויכול/ה לייצא אותם. כך גם חיוב ששולם ובוטל בהכחשה של מנפיק הכרטיס ולא הושב. מטופלים לא רואים מידע על תשלום; קישור ישיר לפרופיל מציג "לא פעיל/ה כרגע" בלבד. תשלום החוב מחזיר את הפרופיל מיד. אחרי 90 ימים בלי תשלום ההקפאה נחשבת ביטול מנוי, ומאותו מועד חלים התנאים שבשורה "מטפל/ת שביטל/ה מנוי" (הצ׳אט לקריאה בלבד). המידע נשמר 12 חודשים מתום התקופה האחרונה ששולמה, עם תזכורת וייצוא כמתואר באותה שורה.
• סיום מסלול Founding Plus - לפני תום 12 חודשי המסלול, הנספרים מיום אישור הפרופיל ופרסומו, נשלחות הודעות בדוא"ל ובמערכת, בהפרשים של 60, 30, 14 ו-7 ימים, עם המסלול והמחיר שיחולו אחר כך. חיוב במסלול ההמשך מתבצע רק אחרי הסכמה מפורשת. בלי הסכמה לא ייגבה חיוב, והחשבון יוקפא ביום סיום המסלול: הפרופיל והפוסטים מוסתרים, מטופלים קיימים רואים סטטוס "לא פעיל/ה" והצ'אט לקריאה בלבד, והמידע נשמר 12 חודשים מתום המסלול, עם תזכורת וייצוא כמתואר בשורה "מטפל/ת שביטל/ה מנוי". אפשר לחזור בכל עת בתוך 12 החודשים, בהסכמה ובתשלום, לפי המחירון שבתוקף.
• רשומות חיוב וקבלות - על כל חיוב מנוי מונפקת קבלה (קאלמה היא עוסק פטור: קבלה ולא חשבונית מס). נשמרות שורות החיוב (סכום, מועד, סטטוס וארבע ספרות אחרונות), הקבלות, מסמכי הביטול של החזרים, יומן פעולות התשלום ותיעוד ההסכמות. הרשומות נשמרות לפי תקופת השמירה שקובעות חובות המס החלות על העסק, גם אחרי סגירת החשבון או מחיקתו, ובתום התקופה נמחקות. אחרי מחיקת חשבון הן נשמרות בלי קישור לחשבון, אך עם השם והדוא"ל כפי שהיו בעת החיוב, כי הם מופיעים בקבלה. ההרשאה לחיוב חוזר והאסימון אצל ספק הסליקה מבוטלים עם סגירת החשבון (ראו "ספק סליקה ותשלומים").
• סיבת ביטול מנוי - במסך ביטול המנוי אפשר לבחור סיבה ולהוסיף הערה חופשית (לא חובה). המידע נשמר עם רשומת המנוי, משמש לשיפור המוצר ולסטטיסטיקה מצטברת בלבד, אינו מוצג לאף משתמש/ת אחר/ת ונמחק יחד עם החשבון.
• פרטי כרטיס אשראי - פרטי הכרטיס נשמרים אצל ספק הסליקה בלבד. קאלמה שומרת ומציגה רק את סוג הכרטיס, ארבע הספרות האחרונות והתוקף (אם הספק מוסר אותו), ואסימון לחיוב חוזר.
• מכשירים להתראות - מכשיר נמחק כשמכבים בו התראות או יוצאים מהחשבון באותו מכשיר, כשהשירות מדווח שהכתובת שלו אינה תקפה, כשהוא נרשם לחשבון אחר, וכשמוחקים את החשבון.
• אנשי קשר ופניות בניהול הקשרים - ליד שנסגר נמחק מניהול הקשרים 30 יום אחרי הסגירה, יחד עם ההערות, המשימות והיומן שלו; נשארים רק מונים אנונימיים. ליד שנוצר מ-HubSpot ולא טופל 90 יום נסגר אוטומטית כ"לא רלוונטי" וחל עליו אותו מחיקה (באיש הקשר שב-HubSpot אנחנו לא נוגעים). מחיקת חשבון מוחקת את שורת ניהול הקשרים שלו ואת כל מה שמקושר אליה. הפנייה המקורית (טופס "חזרו אליי", "צרו קשר" או טופס הארגונים) נשמרת לפי תקופת השמירה שלה, כמפורט בסעיף "פניות, הערות והצעות שאתם שולחים אלינו".
• מחיקה לבקשתכם - מבוצעת תוך 30 יום. הפרופיל, ההגדרות והתוכן האישי נמחקים. נשמר רק מידע שהדין מחייב או מתיר לשמור: רשומות חיוב וקבלות (כמפורט בשורה "רשומות חיוב וקבלות"), יומני גישה ואבטחה (24 חודשים), תיעוד ההסכמות לתקנון ולמדיניות הפרטיות ורשומה על עצם המחיקה ומועדה, לתקופת ההתיישנות הכללית שבדין. המידע שנשמר אינו מוצג באתר, והגישה אליו מוגבלת לאנשי צוות מורשים.
• גיבויים - גיבוי לילי מוצפן של מסד הנתונים נשמר במחשב הצוות של קאלמה, בישראל, ולא בשירות ענן, עד 30 יום ואז נמחק. מידע שנמחק נעלם גם מהגיבויים בתוך 30 יום.
• דיווחים על תוכן בקהילה - דיווח שטופל נשמר 12 חודשים מהטיפול ואז נמחק. תיעוד פנימי של אירוע בטיחות בקהילה, שאינו כולל את התוכן או שמות אלא מזהה דיווח בלבד, נשמר 24 חודשים.
• נתונים נוספים - רישום אנונימי של זיהוי מצוקה: 12 חודשים, ואז הוא נמחק. בקשות הצטרפות בשיחה שנסגרו: 180 יום.
• פניות והצעות - ראו בסעיף "פניות, הערות והצעות שאתם שולחים אלינו": 12 חודשים.

הזכויות שלכם

הזכויות האלה שלכם בכל עת, ומימושן אינו כרוך בעלות ואינו מחייב הסבר או הצדקה.

• עיון במידע - זכות לעיין במידע שנאסף עליכם, לפי סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות. בקשה למידע רפואי מטופלת בהתאם לחוק זכויות החולה. אפשר לבקש עותק של המידע שלכם דרך privacy@calmapp.co.il. נענה תוך 30 יום, אחרי שנוודא את זהותכם.
• תיקון מידע - תיקון או עדכון של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן.
• מחיקה - מחיקת חשבון ומחיקת מידע, בכפוף לחובות שמירה שבדין. מחיקת חשבון מוחקת את המידע שלכם אצלנו, למעט מה שמפורט בשורה "מחיקה לבקשתכם". תיעוד קליני שהמטפל/ת חייב/ת לשמור לפי דין נשמר אצלו/ה בלבד.
• ניידות מידע - לבקשתכם נספק את המידע בקובץ.
• ביטול הסכמה - ביטול הסכמה לעיבוד או להעברת מידע לגוף מממן, בכל עת.
• פנייה לרשות - אפשר לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות.
• הסרה מדיוור - הסרה מהודעות שיווקיות בלחיצה אחת, ללא פגיעה בהודעות תפעוליות הנדרשות לשירות.
• התנגדות והגבלה - התנגדות לעיבוד למטרות שיווק או פרסונליזציה, ובקשה להגביל עיבוד עד לבירור פנייה.
• בדיקה אנושית - זכות לקבל הסבר על התאמה אלגוריתמית ולבקש בדיקה של אדם.
• אימות זהות - לפני מסירת מידע נאמת את זהותכם - כדי להגן עליכם מפני מסירה לגורם לא מוסמך.
• זמני מענה - מענה תוך 30 יום. בבקשה מורכבת נעדכן אותכם על הארכה מנומקת.
• ייצוג - בקשה יכולה להוגש בידי אפוטרופוס, הורה של קטין או מיוצג בהרשאה בכתב.

עוגיות וטכנולוגיות מעקב

אנחנו משתמשים במספר מצומצם של עוגיות. באזורים הקליניים של המערכת אין עוגיות פרסום ואין פיקסלים של רשתות מפרסמים.

• עוגיות חיוניות - נדרשות להתחברות, לאבטחת ההפעלה ולשמירת מצב הטופס. לא ניתן לבטלן בלי לפגוע בשירות.
• העדפות - שמירת בחירות נגישות, שפה ומצב תצוגה - נשמרות מקומית במכשיר שלכם.
• מה נשמר בדפדפן - עוגיית התחברות (סשן), עוגיית שאלון לשמירת טיוטה, שירות עבודה (service worker), ונתונים מקומיים בדפדפן (localStorage ו-sessionStorage): העדפות, וטיוטות של טפסי הרשמה, יצירת קשר ובקשת עזרה, שנמחקות בהתנתקות, אחרי 24 שעות (30 יום להרשמת מטפל/ת) או בלחיצה על "מחקו".
• שליטה - ניתן לחסום או למחוק עוגיות בהגדרות הדפדפן.
• ללא מכירת מזהים - איננו מוכרים או מעבירים מזהי פרסום, ואיננו בונים פרופיל פרסומי על בסיס נתוני בריאות.

מדידה ואנליטיקה לשיפור השירות

אנחנו מודדים איך אנשים משתמשים בקאלמה - במיוחד איפה הם נתקעים. אם שאלון נוטש בשלב מסוים, אנחנו רוצים לדעת שזה קרה כדי לתקן את השלב, לא כדי לדעת מי נטש. המדידה נעשית על מזהה פסאודונימי (מזהה מקרי של דפדפן או חשבון), ללא שם, טלפון או תוכן קליני.

• שלבי נשירה בשאלון - לכל שלב נמדד כמה נכנסו, כמה המשיכו, כמה חזרו אחורה וכמה נטשו - כדי לזהות שאלות מסובכות, ארוכות או מרתיעות מדי.
• משפכי המרה - מסלול מדף הבית לשאלון, מהשאלון לתוצאות ההתאמה, ומההתאמה לשליחת פנייה למטפל - כדי לראות איפה התהליך נשבר.
• זמן ומאמץ - זמן שהייה בשלב, מספר תיקונים בשדה ומספר נסיונות שליחה - סימנים לניסוח לא ברור או לטופס מסורבל.
• אירועי שימוש - לחיצות על כפתורים מרכזיים, פתיחת פרופיל מטפל, שימוש בסינון, מעברים בין מסכים ופעולות שנכשלו.
• שגיאות וקריסות - שגיאות טכניות, זמני טעינה איטיים ותקלות בשליחת טפסים - עם דוח שגיאה מנוקה מפרטים מזהים.
• בדיקות גרסה - לעיתים נציג שתי גרסאות של מסך או ניסוח לקבוצות שונות (A/B), כדי לבחור את הגרסה שמובילה לפחות נשירה. הבדיקות אינן משנות את איכות השירות או את ההתאמות שתקבלו.
• מקור הגעה - מאיזה עמוד, קמפיין או ארגון שותף הגעתם - במצטבר, כדי לדעת אילו ערוצים באמת מביאים אנשים לעזרה.
• מכשיר ותצוגה - סוג מכשיר, גודל מסך ודפדפן, כדי לתקן תקלות תצוגה ולתעדף שיפורים.
• מה לא נכנס למדידה - אין מדידה של תוכן תשובות פתוחות, של הודעות צ'אט, של סיכומי מפגש ושל הערות מטפל. באזורים הקליניים לא פועלים כלי אנליטיקה או הקלטת מסך.
• הסתרת מידע - אם מופעל כלי להקלטת מסך או מיפוי חום, כל שדות הטקסט מוסתרים אוטומטית ואינם נשמרים - מה שנרשם הוא מיקום קליק וגלילה בלבד.
• תקופת שמירה - נתוני אנליטיקה נשמרים עד 14 חודשים ולאחר מכן נשמרים רק כסיכומים מצטברים, שאינם מאפשרים חזרה לאדם מסוים.

המדידה הזו היא הסיבה שהשאלון התקצר, שסדר השאלות השתנה ושמסכים שגרמו לאנשים לנטוש נכתבו מחדש. זו הדרך שלנו לשפר את המוצר בלי להסתמך על ניחוש.

קהילת קאלמה - תוכן שמטפלים ומטפלות מפרסמים

הקהילה היא מרחב של מטפלים ומטפלות מאומתים/ות בקאלמה. פוסט שמפורסם בה גלוי למטפלים/ות אחרים/ות בקהילה, ופוסט שסומן "כל הקהילה" מוצג גם בפרופיל הציבורי של המטפל/ת, שגלוי גם למטופלים/ות ולאורחים/ות, בלי תגובות. הפרסום הוא תמיד פעולה יזומה ונפרדת. הקהילה אינה נבדקת בזמן אמת.

• מה נחשף בפוסט שלכם - תוכן הפוסט, הנושא שבחרתם, מועד הפרסום ושם התצוגה שלכם. תשובות שאלון, פרטי קשר, פגישות ומסמכים אינם נחשפים בקהילה בשום מצב.
• פוסטים של מטפלים - פוסט של מטפל/ת מסומן בתג "מטפל/ת מאומת/ת" ומקושר לפרופיל המקצועי הציבורי שלו/ה. תג האימות מבוסס על בדיקת הרישיון שביצענו בעת אישור הפרופיל, ואינו חוות דעת על איכות הטיפול.
• תוכן למטפלים בלבד - פוסט שמטפל/ת מסמן/ת "למטפלים בלבד" אינו מוצג לחשבונות מטופלים ואינו מופיע בפרופיל הציבורי. גם בזירה הזו אין לשתף פרטים מזהים או תוכן קליני של מטופל.
• הצגת פוסטים בפרופיל המטפל/ת - פוסטים שמטפל/ת פירסם/ה בפיד המשותף מוצגים גם בסקשן "מה אני משתפ/ת בקאלמה" בפרופיל המקצועי הציבורי, וגלויים לכל מי שצופה בפרופיל. הסרת פוסט מסירה אותו גם מהפרופיל.
• סוג הפוסט והנושאים - עם כל פוסט נשמרים סוג הפוסט שבחרתם (תובנה, מחקר, שאלה וכו׳) ותגיות הנושא. הם מוצגים לצד הפוסט ומשמשים לסינון ולחיפוש בקהילה בלבד.
• תגובות - תגובה בפיד המשותף גלויה לכל מטפל/ת שרואה את הפוסט. תגובה מציגה את שם התצוגה שלכם. מטופלים/ות ואורחים/ות אינם רואים תגובות.
• הקהילה אינה מנוטרת בזמן אמת - תוכן מתפרסם מיד ואינו נבדק מראש. אנחנו לא קוראים אותו באופן רציף, ולכן לא נזהה בזמן אמת תוכן שמעיד על מצוקה. תוכן נבדק כשדווח או כשנתקלנו בו.
• דיווח על תוכן וטיפול בדיווחים - מי שמדווח/ת על פוסט או תגובה בוחר/ת סיבה (מידע מזהה, תוכן פוגע, תוכן המעיד על סכנה לחיים, ספאם או אחר) ויכול/ה להוסיף הערה של עד 300 תווים. נשמרים: זהות המדווח/ת, הפוסט או התגובה, זהות הכותב/ת, ציטוט של עד 300 תווים מהתוכן, הסיבה וההערה, סטטוס הטיפול, ומי מאנשי הצוות טיפל ומתי. המידע גלוי לאנשי צוות מורשים בלבד, והכותב/ת אינו/ה רואה מי דיווח/ה. תקופות השמירה בשורה "דיווחים על תוכן בקהילה".
• תוכן המעיד על סכנה - אם נקבל דיווח או ניתקל בתוכן שמעיד על סכנה לחיי מי שפרסם/ה, אנחנו עשויים להסיר את התוכן, ליצור קשר עם מי שפרסם/ה בפרטי הקשר שבחשבון כדי להציע מענה ולהפנות למוקדי סיוע, ובסכנה ממשית ומיידית לחיים למסור מידע לגורמי הצלה, כמפורט בשורה "גורמי חירום". אין בכך התחייבות לנטר או לפעול בכל מקרה.
• אין ייעוץ אישי - תוכן בקהילה אינו ייעוץ מקצועי, אינו אבחון ואינו יוצר קשר טיפולי. אין להסתמך עליו במקום פנייה למטפל/ת.
• תמונות בפוסטים - אפשר לצרף עד 4 תמונות לפוסט. התמונות גלויות לאותו קהל שנבחר לפוסט (כל הקהילה או מטפלים בלבד). לפני השמירה אנחנו מסירים מהקובץ מטא-דאטה (EXIF), כולל מיקום GPS ופרטי המכשיר. אין להעלות תמונות שבהן מופיע מטופל/ת, מסמך או כל פרט מזהה של אדם אחר.
• עריכה, שינוי קהל ומחיקה - פוסט שפרסמתם אפשר לערוך, להעביר בין "כל הקהילה" ל"מטפלים בלבד" או למחוק בכל עת. פוסט שנערך מסומן "נערך". מטפל/ת יכול/ה גם להעביר פוסט לארכיון: הוא יורד מהפיד ומהפרופיל הציבורי ואינו גלוי לאף אחד מלבדו/ה, אך נשמר עם התגובות וניתן להחזרה בכל עת. מחיקה מסירה את הפוסט, התמונות והתגובות מהפיד ומהפרופיל מיד, ומהגיבויים במחזור הגיבוי הרגיל.
• הסרה ומחיקה - אפשר לבקש הסרת פוסט או תגובה בכל עת. נסיר גם תוכן שמפר את התקנון או שחושף פרטים מזהים של אדם אחר, גם בלי בקשה.
• מה לא נכנס לקהילה - איננו מקשרים בין תוכן שפרסמתם לבין ההתאמות שתקבלו, ואיננו משתמשים בו לפרסונליזציה או לשיווק.

תזכורות ועדכונים על פגישות

על פגישה שנקבעה נשלחות הודעות תפעוליות: תזכורת לפני המועד, הודעה על ביטול ועדכון על שינוי מועד. חלקן נשלחות אוטומטית וחלקן ביוזמת המטפל/ת מתוך היומן.

• ערוצי משלוח - הודעה בתוך המערכת, דואר אלקטרוני, והתראות למכשיר (push) שאישרתם, לפי הערוצים שהפעלתם בהגדרות ההתראות. תזכורות ועדכונים על פגישות אינם נשלחים בוואטסאפ.
• מה מופיע בהודעה - הודעות דואר אלקטרוני מנוסחות תמיד באופן כללי - למשל "יש לך פגישה מחר ב-10:00" - בלי שם המטפל/ת, בלי המילה טיפול ובלי כל פרט שמרמז על טיפול נפשי. התראת מכשיר מכילה סוג בלבד, למשל "הודעה חדשה מהמטפל/ת" או "פנייה חדשה ממתינה לך", בלי שמות ובלי תוכן ההודעה. הודעות, פניות ובקשות קשר שלא נקראו מרוכזות בדוא"ל אחד ביום, בשעה 20:00, רק אם יש מה לרכז. הריכוז כולל מספרים בלבד, למשל "3 הודעות חדשות", בלי תוכן ההודעות ובלי שמות. התוכן עצמו מוצג רק באפליקציה, אחרי התחברות.
• פרטי הפגישה המלאים - שם המטפל/ת, אופן המפגש, הקישור או הכתובת מוצגים רק בתוך קאלמה, לאחר התחברות לחשבון. אף הודעה אינה כוללת סיבת פנייה, תשובות שאלון, סיכומי מפגש או תוכן טיפולי.
• התראות במכשיר - בקשת ההרשאה מוצגת אחרי הפעולה המשמעותית הראשונה שלכם, ומקדימה אותה הסבר קצר, ואפשר להפעיל ולכבות התראות בכל מכשיר בנפרד בהגדרות ההתראות (ובהגדרות הדפדפן). באייפון אפשר לקבל התראות רק אחרי הוספת קאלמה למסך הבית (iOS 16.4 ומעלה); הממשק מסביר איך. התראת מכשיר אינה ערוץ חירום ואין התחייבות שתגיע.
• ספקי משלוח - לצורך המשלוח מועברים לספק הדואר האלקטרוני (Resend) רק כתובת הדוא"ל ותוכן ההודעה עצמה. התראות למכשיר נשלחות דרך שירותי ההתראות של הדפדפן, כמפורט בשורה "שירותי התראות של הדפדפן".
• שליטה שלכם - בהגדרות ההתראות אפשר לכבות את כל ההתראות במתג אחד, או לבחור לפי סוג (פגישות, בקשות, הודעות) ולפי ערוץ (הודעה בתוך המערכת, דואר אלקטרוני, התראה למכשיר). הודעה על ביטול או שינוי מועד של פגישה שנקבעה תמשיך להישלח לפחות בתוך המערכת, כי היא חיונית לקיום הפגישה.
• סגירת חשבון מטפל/ת - כשחשבון של מטפל/ת נסגר ופגישות עתידיות שנקבעו דרכו/ה בקאלמה מתבטלות, מטופלים/ות שנפגעו מכך מקבלים/ות הודעה בדוא"ל ובמערכת, ומתבקשים/ות לברר ישירות מול המטפל/ת אם המפגשים ממשיכים. ההודעה בדוא"ל מנוסחת באופן כללי, בלי שם המטפל/ת; הפרטים מוצגים רק באפליקציה, אחרי התחברות.
• תיעוד שינויים ביומן - ביטולים, העברות, בקשות לשינוי מועד והתזכורות שנשלחו נשמרים בהיסטוריית המפגשים, גלויים רק למטפל/ת ולמטופל/ת הנוגעים בדבר, ונשמרים לפי תקופת השמירה של נתוני הפגישות.
• מרכז ההתראות (הפעמון) - כל התראה שנשלחת למטופל/ת על אישור, דחייה, הצעת מועד אחר, עדכון מועד או תזכורת נשמרת גם במסך ההתראות בתוך החשבון. שם מופיעים הפרטים המלאים (שם המטפל/ת וההודעה שכתב/ה), ורק לאחר התחברות. ההתראות נשמרות 12 חודשים ואז נמחקות, ונמחקות גם עם מחיקת החשבון. המטפל/ת אינו/ה רואה את מרכז ההתראות של המטופל/ת ולא יודע/ת אם נקרא.

פניות, הערות והצעות שאתם שולחים אלינו

במסך "הערות והצעות" אפשר לשלוח לצוות קאלמה רעיון, הערה, דיווח על תקלה או המלצה. הערוץ הזה מיועד למוצר - לא לתוכן טיפולי.

• מה נשלח - תוכן ההערה, סוג הפנייה, המסך שציינתם, תאריך השליחה וסוג החשבון (מטופל/ת או מטפל/ת).
• פנייה בלי זיהוי - אם לא סימנתם שברצונכם שנחזור אליכם, הפנייה נשמרת ללא שם וללא פרטי קשר ומשמשת לשיפור המוצר בלבד.
• פנייה עם חזרה אליכם - סימון התיבה מצרף את השם והדואר האלקטרוני של החשבון, כדי שנוכל להשיב. פרטי הקשר משמשים למענה לפנייה ולא לדיוור.
• אין לכתוב מידע רגיש - אין לכתוב בערוץ הזה מידע רפואי, תוכן מפגש או פרטים מזהים של אדם אחר. תוכן כזה יימחק על ידינו.
• שימוש בהצעות - הצעות ורעיונות שנשלחים אלינו נחשבים מידע לא-סודי ואנחנו רשאים לממש אותם במוצר, בלי תמורה וללא ייחוס אישי.
• תקופת שמירה - פניות מוצר ופניות "צרו קשר" נשמרות 12 חודשים ואז נמחקות. נשארים רק סיכומים מצטברים שאינם מזהים.

משתמשים קטינים

פנייה לטיפול נפשי לקטין מחייבת מעורבות של אחראי חוקי, ולצידה הגנה מוגברת על פרטיות הקטין.

• גיל מינימלי לחשבון - פתיחת חשבון עצמאי מותרת מגיל 18. פנייה עבור קטין מתבצעת על ידי הורה או אפוטרופוס.
• אישור גיל בתחילת השאלון - לפני תחילת השאלון מאשרים שהממלא/ת מעל גיל 18, או ממלא/ת בליווי הורה או אפוטרופוס. אם נמסר בשאלון גיל מתחת ל-18, מוצגים רק מטפלים שעובדים עם ילדים ונוער. האישור נשמר עם מועד המילוי, לתיעוד בלבד.
• הסכמת אפוטרופוס - הסכמה לטיפול ולעיבוד מידע ניתנת בידי האחראי החוקי, בהתאם לדין.
• פרטיות המתבגר - לגילאי 14 ומעלה תוכן המפגש מקבל הגנה מוגברת, והיקף המידע שנחשף להורה נקבע בשיקול דעת קליני של המטפל ולפי הדין.
• ללא שיווק לקטינים - איננו מפנים תוכן שיווקי לקטינים ואיננו יוצרים פרופילי התאמה שיווקיים עבורם.
• בקשת הורה - הורה או אפוטרופוס יכולים לבקש עיון או מחיקה של מידע הנוגע לקטין, בכפוף לאיזון עם פרטיותו ובריאותו.

אירוע אבטחת מידע

אם יהיה אירוע אבטחה חמור שפוגע במידע שלכם, נדווח לרשות להגנת הפרטיות ולכם, כפי שהדין מחייב.

• בידוד וחקירה - בידוד מיידי של הרכיב הפגוע, שמירת ראיות, תחקיר שורש וטיפול בגורם.
• דיווח לרשות - דיווח לרשות להגנת הפרטיות בהתאם לחובות שבתקנות אבטחת מידע, ולמשתמשי האיחוד האירופי בתוך 72 שעות כנדרש ב-GDPR.
• יידוע נפגעים - הודעה למשתמשים ולמטפלים שנפגעו בהקדם האפשרי, עם תיאור המידע שנחשף והצעדים שכדאי לנקוט.
• הפחתת נזק - איפוס אישורים, ביטול הרשאות, ניטור מוגבר, וסיוע פרטני למי שנפגע.
• דיווח על פגיעות - מצאתם חשש לפגיעות? כתבו ל-privacy@calmapp.co.il עם ציון "אבטחת מידע" בשורת הנושא. לא ננקוט צעדים נגד מי שדיווח בתום לב, בלי לפגוע במידע ובלי לחשוף אותו.

בינה מלאכותית והחלטות אוטומטיות

אלגוריתם ההתאמה של קאלמה מציע מטפלים - הוא אינו מאבחן, אינו מחליט על טיפול ואינו מחליף שיקול דעת מקצועי.

• מה נכנס להתאמה - סיבת הפנייה, תחומי התמחות, שפה, אזור, זמינות, מגדר מועדף, מסלול סבסוד ותקציב.
• בלי החלטה אוטומטית מכרעת - לא מתקבלות החלטות בעלות השפעה מכרעת עליכם על בסיס עיבוד אוטומטי בלבד.
• הסבר ובדיקה אנושית - תוכלו לבקש הסבר על סדר ההתאמות ולבקש בדיקה אנושית של מקרה פרטני.
• ללא אימון על מידע קליני - איננו מאמנים מודלים על תוכן קליני מזוהה או על שיחות טיפוליות.
• ספקי AI - קאלמי וזיהוי המצוקה בשאלון משתמשים בשירות בינה מלאכותית חיצוני: Cloudflare Workers AI, שפועל ברשת עולמית של Cloudflare, ולכן העיבוד עשוי להתבצע מחוץ לישראל. הבקשות נשלחות מהשרת שלנו בלי שם, בלי כתובת דוא"ל ובלי מזהה משתמש/ת. לפי תנאי השימוש של Cloudflare ב-Workers AI, היא אינה שומרת את הקלט והפלט אחרי שאינם נדרשים לעיבוד הבקשה, ואינה משתמשת בהם לאימון מודלים; יוצא מן הכלל שמירה לצורך מילוי חובה חוקית, ונתוני תפעול ללא תוכן. קאלמה אינה מאמנת מודלים על המידע שלכם.
• כתיבה לקאלמי וטקסט חופשי - קאלמי היא עוזרת אוטומטית מבוססת בינה מלאכותית, והיא מוצגת ככזו: בכותרת חלון השיחה מופיעה התווית "עוזרת AI", בחלון המידע (ⓘ) יש גילוי מלא, ובפתיחת כל שיחה היא אומרת שהיא עוזרת AI. היא אינה אדם, אינה מטפלת ואינה שירות חירום. כשאתם כותבים לקאלמי (עד 500 תווים), ההודעה ועד שש התורות האחרונות בשיחה נשלחות לעיבוד אצל Cloudflare, ביחד עם קטעי מידע ציבורי מאתר קאלמה (עד 2,300 תווים) שנבחרו לפי השאלה. תורות שזוהתה בהן מצוקה אינן נשלחות. למטופלים/ות נשלחים גם מספרים כלליים, למשל כמה פניות ממתינות, והאם מולא שאלון, בלי שמות. ההודעות לקאלמי לא נשמרות אצלנו; ההיסטוריה נשארת בדפדפן בלבד, נמחקת ברענון הדף ובכניסה או יציאה מהחשבון. גם טקסט חופשי בשאלון (עד 1,000 תווים) נשלח לבדיקת מצוקה, כמתואר בשורה "זיהוי מצוקה". כתבו לנו בלי שמות ופרטים מזהים.
• זיהוי מצוקה - בדיקה אוטומטית שמזהה ניסוח של מצוקה חריפה, בשאלון או בשיחה עם קאלמי, מציגה מיד מוקדי סיוע. זה אינו אבחון ואינו שירות חירום, ואין בדיקה אנושית בזמן אמת. הבדיקה נעשית קודם ברשימת ביטויים שרצה במכשיר שלכם (בקאלמי גם בשרת שלנו), ואם לא נמצא דבר, גם בשירות הבינה המלאכותית, שמחזיר רק רמת זיהוי. בשאלון הטקסט החופשי נשלח לשירות רק בסיום השאלון. הבדיקה יכולה רק להעלות את רמת הזיהוי, לא להוריד אותה. טקסט חופשי שזוהתה בו מצוקה לא נשמר בחשבון. איננו שומרים את הטקסט, לא שולחים התראה לצוות קאלמה ולא מעבירים את המידע למטפלים או לגורם חוץ. תנאי הספק כמפורט בשורה "ספקי AI".
• סטטיסטיקה אנונימית על זיהוי מצוקה - כדי לבדוק שמסך הסיוע עוזר, נשמר על כל זיהוי רישום אנונימי בלבד: מתי, מאיפה (שאלון או קאלמי), רמת הזיהוי, ומה נעשה אחרי מסך הסיוע (פנייה למוקד, המשך להתאמות, חזרה לשאלון או יציאה). הרישום לא כולל את הטקסט, שם, פרטי קשר או מזהה משתמש, ואי אפשר לקשר אותו לאדם. הוא מוצג לצוות ניהול מורשה כספירות בלבד, ונשמר 12 חודשים ואז נמחק.
• קאלמי למטפלים - בממשק המטפלים, קאלמי עונה על שאלות על השימוש בפלטפורמה: יומן, פניות, מפגשים, תשלומים וקהילה. לספק הבינה המלאכותית נשלחים נוסח השאלה, עד שש תורות אחרונות בשיחה ומספרים כלליים בלבד, למשל כמה פניות חדשות וכמה מפגשים קרובים. נשלחים גם קטעי מידע ציבורי מהאתר (עד 2,300 תווים). לא נשלחים שמות מטופלים, תיעוד או כל מידע מזהה אחר.
• שמירת שיחות עם קאלמי - השיחות עם קאלמי נשמרות רק במכשיר, למשך הביקור, ולא בחשבון. אין בהן שימוש לאימון מודלים. הודעה שזוהתה בה מצוקה חריפה אינה נשמרת. אצלנו נשמר רק רישום שימוש בלי תוכן, כמפורט בשורה "יומן שימוש בקאלמי".
• יומן שימוש בקאלמי - לצורך הגנה מעומס ושיפור השירות נשמר, למשתמשים/ות מחוברים/ות, רישום בלי תוכן: מזהה החשבון, התפקיד (מטופל/ת או מטפל/ת), סוג המענה (מענה מהמודל, מענה מוכן או חריגה מהמכסה), משך הטיפול בבקשה ושעה מעוגלת. הרישום נשמר 90 יום, והשעה מעוגלת לשעה שלמה. אורחים/ות נספרים לצורך מכסה יומית לפי כתובת IP מגובבת (HMAC עם סוד שרת, לא ניתנת לשחזור; בלי הסוד היא לא נשמרת בכלל), בלי שמירת התוכן, ומוני המכסה נמחקים אחרי כ-25 שעות.

מטפלים - חובות ואחריות

מטפל המצטרף לקאלמה מקבל כלים לניהול מרפאה, ואיתם חובות פרטיות ואבטחה מחייבות.

• מעמד המטפל - המטפל בעל מידע עצמאי ביחס לרשומה הקלינית, ואחראי לניהולה לפי הדין וכללי האתיקה.
• הסכם עיבוד מידע - ההצטרפות כוללת את תנאי הגנת המידע שבתקנון, המסדירים סודיות, אבטחה, מטרות שימוש ואיסור העברה לצד שלישי.
• שימוש מוגבל למטרה - מידע על מטופל מותר בשימוש לצורך הטיפול, התיאום והחיוב בלבד - ולא לשיווק, מחקר או כל מטרה אחרת בלי הסכמה נפרדת.
• אבטחת המכשיר - חובת נעילת מכשיר, סיסמה חזקה, אימות דו-שלבי, עדכוני מערכת ואיסור שיתוף חשבון.
• דיווח על אירוע - חובת דיווח מיידית לקאלמה על אובדן מכשיר, חשד לגישה לא מוסמכת או דליפת מידע.
• סיום פעילות - בעת סיום פעילות בפלטפורמה נשללת הגישה למערכות, והמטפל אחראי להמשך שמירת הרשומה הקלינית כנדרש בדין.

פרטי הגעה וקישורי שיחה

מטפלים מזינים לקאלמה פרטי הגעה לקליניקה ופרטי שיחה מקוונת, כדי שמטופלים ידעו לאן ואיך להגיע. המידע הזה מוצג רק למי שקבע/ה פגישה.

• מה נשמר - כתובת הקליניקה, קומה והוראות כניסה, חניה ונגישות, שם פלטפורמת הווידאו, קישור קבוע לחדר והערות שהמטפל/ת כתב/ה.
• מי רואה - רק מטופל/ת עם פגישה מאושרת עם אותו מטפל/ת. הפרטים אינם מופיעים בפרופיל הציבורי ואינם נכנסים לתוצאות החיפוש.
• קישור לשיחה - הקישור נחשף למטופל/ת רק 10 דקות לפני המועד. השיחה עצמה מתקיימת בפלטפורמה שהמטפל/ת בחר/ה, וקאלמה אינה מקליטה או שומרת את תוכנה.
• ספק הווידאו - פלטפורמת הווידאו היא צד שלישי שהמטפל/ת עובד/ת מולו, והשימוש בה כפוף למדיניות הפרטיות של אותו ספק. קאלמה אינה מעבירה לספק זה מידע על המטופל/ת.
• עדכון ומחיקה - המטפל/ת יכול/ה לעדכן או למחוק את הפרטים בכל עת מעריכת הפרופיל. הם נמחקים עם סגירת חשבון המטפל/ת.

תשלומים ואבטחת חיוב

החיוב מתבצע דרך ספק סליקה מוסמך, כדי שפרטי האשראי לא יאוחסנו אצלנו כלל.

• ללא שמירת כרטיס - קאלמה אינה שומרת מספר כרטיס מלא או קוד אבטחה. נשמרים רק סוג הכרטיס, ארבע ספרות אחרונות, תוקף (אם הספק מוסר אותו) ואסימון (token) לחיוב חוזר.
• טוקניזציה - לחיוב חוזר נשמר אסימון (token) בלבד, שאינו ניתן לשימוש מחוץ למערכת הסליקה.
• מידע חיוב מינימלי - אנחנו רואים סכום, מועד, סטטוס, מזהה עסקה, סוג כרטיס, ארבע ספרות אחרונות ותוקף (אם הספק מוסר אותו) - לא יותר מזה.
• החזרים וביטולים - ביטול פגישה והחזר כספי מתועדים לצורכי חשבונאות בלבד, בהתאם למדיניות הביטולים שבתקנון. החזר על דמי מנוי מבוצע רק לאמצעי התשלום המקורי.
• מנוי מטפלים - בהגשת בקשת ההצטרפות מטפל/ת מאשר/ת את תנאי ההצטרפות. אנחנו שומרים את ההצעה שאושרה (Founding Plus), מועד האישור ואת עצם ההסכמה לתנאים ולמדיניות הפרטיות, לצורך הפעלת המנוי והוכחת ההסכמה. במעבר למסלול חדש בתום מסלול Founding Plus נשמרים גם מועד ההסכמה למסלול ולמחיר, גרסת התקנון וההצעה שאושרו וכתובת ה-IP שממנה ניתנה ההסכמה.
• אמצעי תשלום לפני האישור - במסך הסיכום נאסף אמצעי תשלום ונשמר אצל ספק הסליקה בלבד. קאלמה רואה ארבע ספרות אחרונות, סוג הכרטיס ותוקף (אם הספק מוסר אותו). לא מתבצע חיוב בשלב זה: החיוב הראשון מתבצע רק לאחר אישור הפרופיל ועלייתו לאוויר. אם הבקשה לא מאושרת, לא מתבצע חיוב: האסימון וארבע הספרות נמחקים אצלנו, ומתבקשת מחיקת אמצעי התשלום אצל הספק.
• הודעה על אישור וחיוב ראשון - עם אישור הפרופיל ופרסומו נשלחת הודעה בדוא"ל ובמערכת על האישור ועל החיוב הראשון, עם הסכום, תחילת 12 חודשי המסלול והדרך לבטל. על כל חיוב נשלחת קבלה.
• ביטול מנוי - בקשת ביטול מנוי מתועדת לצורך חשבונאות ובירור סיבת הביטול בלבד.
• היסטוריית חיובים וקבלות - למטפל/ת מוצג פירוט החיובים החודשיים של המנוי, וקבלה לכל חיוב מוצגת להורדה ונשלחת למייל של החשבון. הקבלות נשארות זמינות להורדה גם בחשבון מוקפא. אחרי ביטול, הפרופיל יורד מהחיפוש בסוף התקופה ששולמה, והמידע הקליני נשאר זמין לייצוא.
• ייצוא מידע על ידי המטפל/ת - מטפל/ת יכול/ה לייצא את כל התיקים, המפגשים, התיעוד, התשלומים, ההערות והתגיות לקובץ, אחרי אישור. הקובץ נוצר במכשיר של המטפל/ת, ואחריותו/ה לשמור אותו במקום מאובטח.

שינויים במדיניות

מדיניות זו תתעדכן מעת לעת בעקבות שינויי דין, שינויי מוצר או שיפור בקרות אבטחה.

• הודעה מוקדמת - על שינוי מהותי נודיע לפחות 14 יום מראש בדואר אלקטרוני ובהודעה בתוך המערכת.
• ארכיון גרסאות - נשמור גרסאות קודמות ונציין את תאריך העדכון, כדי שתוכלו לראות מה השתנה.
• הסכמה להמשך - המשך שימוש לאחר כניסת השינוי לתוקף מהווה הסכמה למדיניות המעודכנת. אם השינוי אינו מקובל עליכם, תוכלו לבטל הסכמה ולמחוק את החשבון.
• שינוי המחייב הסכמה חדשה - שינוי מטרות עיבוד של מידע רגיש יבוצע רק לאחר קבלת הסכמה חדשה ומפורשת.